Healthcheck: groeit jouw telecom mee met je bedrijf?

Vaste telefonie voelt voor veel bedrijven als een statisch product. Het werkt, je betaalt ervoor en zolang niemand klaagt, lijkt er niets aan de hand. Maar je organisatie veranderd en ook de wereld van telefonie is in hoog tempo veranderd. En zonder dat je het merkt, loopt jouw systeem soms verder achter dan je denkt.

Wanneer je telefoonoplossing stiekem verouderd is

Organisaties veranderen voortdurend. Medewerkers werken anders, klanten hebben andere verwachtingen, processen worden gedigitaliseerd. Maar telecomsystemen blijven vaak zoals ze zijn. Verouderd, log, inefficiënt. Niet uit onwil, maar uit gemak. Zolang de lijnen open zijn, lijkt alles goed.

Tot je merkt dat:

• Je minder goed bereikbaar bent en gesprekken mist,
• De processen steeds minder efficiënt aanvoelen,
• Of je inzichten mist in wat er eigenlijk gebeurt aan de telefoonkant.

Daarom is het belangrijk om stil te staan en te kijken of je telecom nog wel past bij de huidige bedrijfsstructuur.

De 7-punten Healthcheck voor jouw vaste telefonie

Een simpele, inhoudelijke reflectie kan al veel blootleggen. De volgende 7 vragen helpen je een inzicht te geven van de status van je huidige telecomoplossing:

1. Hoeveel gesprekken missen we en wanneer?

Een goede rapportage laat zien waar de pijn zit. Niet alleen het aantal gemiste gesprekken, maar ook op welk moment en door wie. Zo stuur je gericht bij en voorkom je omzetverlies.

2. Hoe flexibel is ons systeem voor hybride werken?

Kunnen medewerkers vanuit huis bellen via hun vaste nummer, via app, browser of mobiel? Of moeten ze fysiek op kantoor zijn?

3. Zijn we voorbereid op piekbelasting?

Is je oplossing schaalbaar op drukke momenten, of ontstaan er wachtrijen en onbereikbaarheid tijdens campagnes, piekuren of storingen?

4. Wat doen we met AI?

AI maakt het mogelijk om wachtrijen te vervangen door spraakherkenning, afspraken automatisch in te plannen of gesprekken samen te vatten in het CRM. Wordt daar al iets mee gedaan?

5. Koppelt onze telefonie met CRM, planningssysteem of andere software?

Computer-Telefonie Integratie (CTI) zorgt dat je klant niet hoeft uit te leggen wie hij is, jouw systeem weet het al. Dat is niet alleen klantvriendelijk, maar ook efficiënt.

6. Weten we wie onze leverancier is en kent die ons?

Hoe vaak zie je je leverancier? Word je proactief geadviseerd over nieuwe mogelijkheden? Of moet je zelf telkens om hulp vragen?

7. Betalen we voor elke functionaliteit apart?

Veel leveranciers werken met upsell-modellen waarbij elk menu, elke wachtrij, elk bandje of softphone extra kost. Een moderne leverancier biedt één duidelijke prijs voor alles.

De grootste bedreiging: je weet niet wat je mist

Bedrijven die al jaren met hetzelfde systeem werken, realiseren zich vaak niet welke verbeteringen mogelijk zijn. AI, CRM-integraties, slimme wachtrijsystemen, real-time rapportages, geautomatiseerde meldingen, het klinkt als toekomstmuziek, maar het is nu al realiteit.

Een telefonie healthcheck hoeft geen project van weken te zijn. Het kan beginnen met een goed gesprek. Geen verkoopgesprek, maar een verkenning. Want als jouw organisatie de afgelopen jaren veranderd is, mag je verwachten dat je telefonie meebeweegt. Neem gerust contact op, dan gaan we dat gesprek graag met je aan!