Yuki: Betrouwbare wifi en bereikbaarheid in een complex kantoorlandschap

Yuki is een snelgroeiende accountancy softwareorganisatie met vestigingen in Nederland en België. Dagelijks werken medewerkers intensief samen, zowel onderling als met klanten en partners. Dat vraagt om een IT-omgeving die betrouwbaar is, maar vooral ook voorspelbaar en goed beheersbaar.

In het Rotterdamse kantoor van Yuki bleek juist die basis een uitdaging.

De uitdaging: een kantoor dat wifi-technisch tegenwerkt

Bij de verbouwing van het kantoor werd door de toenmalige IT-leverancier gekozen voor een vrijwel volledig draadloze inrichting.

Het pand is oud, bestaat grotendeels uit beton en kent grote pilaren en afgesloten ruimtes. Daarbovenop ligt het kantoor aan het water, waar regelmatig cruiseschepen aanmeren die met duizenden apparaten tegelijk wifi-signalen uitzenden. Dat zorgde voor interferentie, instabiele verbindingen en plekken waar bereik simpelweg wegviel.

Patrick Peeters, IT-verantwoordelijke bij Yuki, herinnert zich die periode goed:

“Het werd verkocht als: alles kan makkelijk draadloos. Maar dat bleek gewoon niet zo te zijn. We liepen continu tegen plekken aan waar het niet goed werkte.”

Voor een organisatie waar veel wordt gebeld, vergaderd en samengewerkt, vaak tegelijkertijd en via wifi, begon dit de dagelijkse werkzaamheden te beïnvloeden.

Vast in contracten, los in service

Maar wat voor Yuki het probleem vergrootte, was niet alleen de techniek. Het was vooral het gebrek aan communicatie bij de toenmalige IT-partij. Problemen bleven liggen, contracten waren lang, afspraken waren onduidelijk en IT moest zelf achter antwoorden aan.

Patrick herkent dat scherp:

“Je kunt best een keer een storing hebben. Dat is niet het probleem. Het probleem is als je daarna niets hoort.”

Yuki ging op zoek naar een partij die niet alleen kon leveren, maar ook verantwoordelijkheid durfde te nemen. Via die zoektocht kwam FM Telecom in beeld.

De overstap: zoeken naar eigenaarschap en bereikbaarheid

Toen Yuki besloot het anders te doen, was de wens helder: een partner die niet alleen technisch sterk is, maar ook bereikbaar, transparant en betrokken. Geen lange lijnen, geen afkoop van contact, maar direct schakelen als het nodig is.

Die manier van werken vond Yuki bij FM Telecom.

Patrick:

“Wat voor mij meteen opviel, is dat communicatie bij FM echt voorop staat. Je krijgt altijd reactie. En je weet waar je aan toe bent.”

Hoe FM Telecom communiceert in de praktijk

Vanaf het eerste moment koos FM Telecom voor open en continue communicatie. Niet alleen bij projecten, maar juist ook daarbuiten.

In plaats van tickets en wachttijden ontstond er direct contact. Patrick kreeg één vast aanspreekpunt, maar wist ook dat er altijd iemand bereikbaar was. Via telefoon, WhatsApp of gewoon op locatie.

“Ik heb een WhatsApp-groep met meerdere mensen van FM Telecom. Als ik daar een bericht in stuur, heb ik altijd al snel reactie. Dat geeft enorm veel rust.”

Ook bij storingen buiten kantooruren bleef FM Telecom zichtbaar. Zelfs wanneer de oorzaak buiten hun directe invloed lag, bleef de communicatie lopen.

“We hebben een glasvezelstoring in de straat gehad. Dat lag niet aan FM, maar zij hielden ons continu op de hoogte. Elk half uur wist ik waar we stonden.”

Voor Patrick is dat essentieel:

“Je wilt niet in onzekerheid zitten. Ook als het probleem nog niet is opgelost.”

Communicatie als onderdeel van vakmanschap

De communicatie van FM Telecom beperkt zich niet tot statusupdates. Ook bij technische keuzes wordt alles helder uitgelegd. Niet in jargon, maar op een manier die begrijpelijk is voor zowel IT als management.

Patrick:

“Ze leggen dingen uit in Jip-en-Janneke-taal. Daardoor snapt ook de directie waarom bepaalde keuzes nodig zijn en wat het oplevert.”

Dat maakt besluitvorming eenvoudiger en voorkomt discussie achteraf. IT hoeft minder te overtuigen, omdat het verhaal klopt.

Een andere benadering: eerst meten, dan praten

Patrick:

“FM heeft hier alles uitgemeten en ook gezegd: nee, dit kan niet allemaal draadloos. Op sommige plekken moet je gewoon bekabelen.”

Die eerlijkheid was cruciaal. Niet alles werd in één keer ‘opgelost’, maar er kwam een plan. Stap voor stap werd de wifi-omgeving opnieuw ingericht, met extra access points, aanvullende bekabeling waar nodig en continue metingen om te blijven bijsturen.

FM Telecom hield daarbij rekening met hoe Yuki daadwerkelijk werkt: veel devices, veel meetings en veel gelijktijdig gebruik.

Oplossen stopt niet bij het plan

Wat de samenwerking kenmerkt, is dat FM Telecom niet stopt bij oplevering. Nieuwe situaties blijven zich voordoen in een levendige kantooromgeving: extra belhokjes, nieuwe vergaderruimtes of uitbreidingen vanuit andere vestigingen.

Een voorbeeld dat Patrick is bijgebleven, speelde zich af bij de plaatsing van belhokjes. Deze bleken zo goed geïsoleerd dat er nauwelijks bereik was.

Patrick vertelt:

“Die belhokken waren zó goed geïsoleerd dat er geen verbinding was. Mark, de eigenaar van FM, is toen zelf onder de vloer gekropen om daar een access point te plaatsen, zodat het gewoon goed werkte.”

De situatie vandaag: rust door vertrouwen

Vandaag werkt de wifi- en netwerkomgeving bij Yuki zoals bedoeld. Maar belangrijker nog: Patrick weet dat als er iets gebeurt, hij niet alleen staat.

“Je merkt pas hoe belangrijk goede IT is als het geen onderwerp meer is.”

Waarom Yuki kiest voor FM Telecom

Yuki waardeert FM Telecom vanwege:

• duidelijke en continue communicatie
• technische expertise die begrijpelijk wordt uitgelegd
• eigenaarschap bij problemen
• flexibiliteit zonder verstikkende contractstructuren

“Goede IT gaat voor mij niet over techniek, maar over communicatie. Dat is precies waar FM Telecom voor ons het verschil maakt.” – Patrick

Ben je geïnteresseerd om te kijken hoe FM jouw bedrijf kan helpen? Neem contact met ons op.